ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА "Менеджер"

1. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ
2. Основные возможности комплекса
3. Состав комплекса
4. Инсталляция и использование
5. Регистрация программы
6. Синхронизация данных между базами
7. Резервное копирование информации, перенос данных с одного компьютера на другой
8. Распространение программы

В настоящее время для многих фирм и организаций, занимающихся реализацией товаров и услуг, очень остро стоит вопрос минимизации потерь, возникающих из-за текучести кадров и невысокой ответственности части сотрудников к порученному объему работ. В этом процессе ярко выделяются следующие составляющие потерь:

• затраты на обучение и введение в курс дела нового сотрудника;
• потеря информации о ряде клиентов (и самих клиентов) при уходе менеджера в другую фирму;
• сложность контроля интенсивности текущей работы менеджера;
• отсутствие информации о состоянии отношений с клиентом при отсутствии менеджера, ведущего сделку.

Предлагаемая информационная система позволяет сократить потери от описанных выше процессов.

1. Удобная информационно-справочная система совмещена с системой учета рабочего времени и системой контроля состояния сделки. Это делает процесс занесения менеджерами информации о ведущихся сделках в базу данных не дополнительной обузой к имеющимся обязанностям, а удобным инструментом планирования рабочего дня и встреч (звонков) с клиентами, что обеспечивает полноту занесения текущей информации в базу данных. .
2. Электронный учет контактов с клиентами позволяет легко решить вопрос, нередко возникающий при выходе разных менеджеров офиса на одного и того же клиента, о распределении процентов прибыли от результатов сделки.
3. Система контроля количества занесенных записей менеджерами и данных о приходе на работу и уходе с нее позволяет руководителю контролировать интенсивность работы менеджеров и своевременно реагировать на факты изменения интенсивности работы сотрудников офиса.
4. Система разграничения прав доступа к информации позволяет задать возможности пользователей по просмотру и особенно изменению информации, что особенно важно на этапе вхождения сотрудника в должность и предотвращает случайное изменение важной информации и сбои информационной системы.
5. Уход менеджера не влечет за собой потери информации о клиентах и сделках с ними, что позволяет обеспечить преемственность в работе менеджеров.
6. Централизованная клиент-серверная система обработки данных не позволяет украсть данные информационной системы, при уходе сотрудника, что обеспечивает определенный уровень защиты информации от конкурентов.
7. Механизм контроля устаревания информации позволяет обеспечить вновь пришедшего менеджера списком клиентов с которыми длительное время не было контактов, что облегчает процесс вхождения в специфику работы, так как вести общение с бывшими клиентами проще, чем привлекать новых.
8. Мощная поисковая система позволяет легко найти полную информацию о том или ином контакте или клиенте, при наличии частичных сведений, что значительно облегчает работу менеджера с клиентами и создает эффект преемственности в работе.
9. Система напоминаний не позволит забыть о назначенной встрече с клиентом и повышает пунктуальность работников.

Предлагаемая информационная система прошла многолетнюю эксплуатацию на фирме "Взлет-Прибор-Сервис" , показала экономическую эффективность применения и устойчивость функционирования.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ

Комплекс программ "Менеджер" предназначен для автоматизации работы менеджеров с клиентами.

Проверялась работоспособность программ под управлением операционных систем: Windows 98, Windows Me, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003.

Система "Менеджер" обеспечивает количество рабочих мест, определяемое количеством лицензий регистрационного ключа. Привязка программы осуществляется к компьютеру сервера.

Основные возможности комплекса:

Для менеджеров:

• получение/занесение оперативной информации о клиентах и фирмах;
  
  Информация разбита на несколько категорий:
  1. Непосредственное название клиента, объекта;
  2. Список связанных с ним событий;
  3. Список дополнительных характеристик;
  4. Список телефонов;
  5. Информация об организации;
  6. Список контактов
     Вся информация имеет ссылки на людей, занесших информацию.
• напоминание о встречах и событиях, требующих ответа (менеджеру доступна информация о событиях только по своим клиентам. Остальные категории информации доступны для использования всем менеджерам.);

Для руководства:

1. Определение для каждого менеджера степени доступа к каждой категории информации. Доступ регулируется на уровне: чтение, модификация, добавление, удаление для каждой таблицы базы данных и для хранимых процедур, обеспечивающих получение сводной информации о базе данных.
2. Ведение статистики прихода и ухода менеджеров на рабочие места, количества отработанных часов, количества занесенных единиц информации.
3. Перераспределение клиентов между менеджерами
4. Создание баз для удаленных менеджеров и синхронизация данных между базами.
5. Добавление, удаление менеджеров, имеющих доступ к базе данных.
6. Идентификация клиентов, с которыми не велась работа в течение заданного промежутка времени.

Состав комплекса

Комплекс имеет в своем составе:
1. Сервер InterBase V.6.01 (FreeWare) c прилагаемым к нему стандартным ПО.
2. Программы, обеспечивающие функционирование комплекса:
   • WorkTime.exe - рабочее место менеджера: обеспечивает все необходимые возможности по поиску и занесению информации.
   • Statis.exe - рабочее место руководителя (администратора), кроме расширенных возможностей по обработке информации позволяет получить статистику работы менеджеров.
   • UserPriv.exe - администрирование системы "Менеджер": определение прав менеджеров, занесение и удаление менеджеров, создание файлов репликации, содержащих изменения базы данных, занесение обновлений базы данных из файлов репликации, регистрацию программы.

Инсталляция и использование

Полная инструкция по инсталляции программного обеспечения поставляется отдельно.
Сначала проводится установка сервера InterBase, а затем осуществляется инсталляция системы Менеджер. Регистрацию программы можно провести как в процессе установки, так и с помощью программы UserPriv

Программа использует FreeWare версию InterBase V.6.0.1. Если у Вас уже установлен сервер InterBase (в настоящее время достаточно популярная клиент-серверная СУБД), то для сохранения работоспособности всех пограмм необходимо выполнить следующие действия:

• В случае, если у Вас установлена версия InterBase ниже V5.0, то:
  1. для всех используемых программ необходимо создать копию базы данных в формате "Transportable";
  2. удалить старый сервер InterBase;
  3. установить сервер InterBase V.6.0.1
  4. восстановить базы данных для всех используемых программ.
  5. установить информационную систему менеджер.
• В случае, если у Вас установлена версия InterBase выше V5.0, то переустановку сервера выполнять не надо , а для инсталляции программ системы "Менеджер" необходимо скачать с сайта дополнительный файл "base.zip" и поместить его в инсталляционный дистрибутив.
  Если для сервера InterBase заведены логины пользователей "ZAKAZ" и "FIRMA", то в процессе установки пароли для них будут изменены. Не рекомендуется присваивать пользователю логин уже имеющийся в системе, т.к. программа управления привелегиями изменяет пароли пользователей для севера InterBase, что может привести к ограничению доступа пользователей к системам, с использованием этого-же логина.
  
• В случае отсутствия установленного сервера InterBase необходимо сначала провести его инсталляцию, а затем проводить установку программ системы "Менеджер".
  Если на сервере установлен прокси или файрволл, то необходимо убедиться, что порт 3050 для локальной сети не блокируется.

  Программа инсталляции автоматически создает пользователя "Администратор" (логин ZAKAZ) с полными правами по управлению базой данных. Логин "FIRMA" используется программой для служебных целей. Создание новых пользователей (менеджеров) возможно только в зарегистрированной сетевой версии с помощью программы UserPriv (триал версия позволяет при установке занести одного пользователя).

Последовательность установки сетевой версии

На сервере
1. Установить Interbase:
2. Запустить установку сетевой версии информационной системы на сервере. При этом инсталлятором будет установлена база данных, прописаны стандартные пользователи системы, установлен модуль управления пользователями и создан файл начальных установок который будет запрашиваться инсталлятором рабочих мест системы (если сформированный файл поместить в каталог с файлами инсталлятора рабочих мест, то сформированные параметры автоматически считаются из этого файла).

На клиентских местах:
1. Установить клиент Interbase:
2. Запустить установку рабочего места сетевой версии на локальном компьютере

Регистрация программы

Для получения полнофункциональной версии (продления работы триал версии) необходимо запустить программу UserPriv.exe. В триал версии данная программа позволяет только проводить регистрацию программ комплекса. Для получения возможности создавать новых пользователей (менеджеров) и проводить коррекцию их описаний необходимо приобрести ключ для сетевой версии.

Синхронизация данных между базами

Синхронизация данных между базами осуществляется методом репликации данных (перепись части только модифицированных данных). Для переноса реплицированных данных используется формат данных по стандарту SQL-92, что позволяет не только синхронизировать данные между однородными базами данных, но и осуществлять импорт из других баз данных (возможно только в зарегистрированной сетевой версии программы, инструкция по использованию прилагается отдельно при покупке).

Резервное копирование информации, перенос данных с одного компьютера на другой

Для сохранения резервной копии достаточно сохранить файл SPRAVKA.GDB, который находится в директории, указанной при установке программы (серверной части) и
для версии InterBase меньше 7.0 :файл "..\InterBase\isc4.gdb"
для версии InterBase больше или равной 7.0 :файл "..\InterBase\admin.ib" .

Для восстановления всех данных, в случае преустановки Windows на сервере необходимо сначала выполнить установку Interbase и программы на сервере, а затем скопировать сохраненные файы в каталоги на прежние места.

В случае переустановки Windows на рабочем месте достаточно заново установить рабочее место (на рабочем месте пользователя данные не хранятся)

Распространение программы:

Через представительство разработчика программного комплекса в г.Череповец:

Адрес: 162600, г.Череповец, Вологодской области, ул. Максима Горького, д.61, А.Н. "Меркурий",
тлф.: (8202) 54-76-31
Сайт: http://komsoft.ru

Через представительство в Москве:

ООО "ВЗЛЕТ-Прибор-Сервис"
123298, г.Москва, 3-я Хорошевская ул., д.17, корп.2.
тлф: (095)737-3901, (095)737-3901
Сайт: http://vzljot-ps.ru