О Фирме
Загрузка программ и дополнительных модулей
Документация на программы информационной системы
Прайс лист
Партнеры фирмы
Форум
Бесплано распространяемое программное обеспечение, учебные материалы
Рейтинг@Mail.ru

Работа с программой "WorkTime"

Основные возможности программы:

  • получение/занесение оперативной информации о клиентах и фирмах;
      Информация разбита на несколько категорий:
    1. Непосредственное название клиента, объекта;
    2. Список связанных с ним событий;
    3. Список дополнительных характеристик;
    4. Список телефонов;
    5. Информация об организации;
    6. Список контактов
      Вся информация имеет ссылки на людей, занесших информацию.
  • напоминание о встречах и событиях, требующих ответа (менеджеру доступна информация о событиях только по своим клиентам. Остальные категории информации доступны для использования всем менеджерам.);

В триал версии программы доступен вход с паролем администратора (задается при установке программы), с использованием идентификатора "ZAKAZ". Или под идентификатором пользователя, введенного при установке. (В базе хранится информация о служебном пользователе с идентификатором "FIRMA" не рекомендуется выделять эту учетную запись для работы менеджера).

Время работы триал версии определяется ключом регистрации. Возможно продление тестового период методом загрузки нового ключа с сайта www.komsoft.ru

Интерфейс программы:

При старте программы появляется меню вида:
в котором необходимо ввести идентификатор пользователя и пароль. Пользователи с разными идентификаторами могут обладать различными правами по доступу к информации и возможностям ее изменения (коррекция прав пользователей доступна только в сетевой версии системы и выполняется программой UserPriv).

Управление функциями программы осуществляется с помощью кнопок панели управления (описание кнопки выводится во всплывающей подсказке).Строка состояния разбита на 5 полей:1. текущее время;2. текущая дата;3. ФИО пользователя;4. краткая подсказка о выделенном элементе управления (общая для всех рабочих окон);5. дата и время отметки о приходе/уходе на работу.

Примечание! Программа автоматически запоминает расположение и размеры формы на экране. При размещении вновь открываемых диалога желательно, чтобы оставалась видимой строка статуса главной формы. В этом случае вам будут видны краткие подсказки о назначении элементов диалоговых форм в поле 4.

Пользователю доступны следующие режимы работы:

  • учет рабочего времени (отметка менеджера о приходе на работу и уходе с нее);
  • клиенты (список клиентов с возможностями: поиска по фамилии, редактирования информации, планирования встреч (звонков));
  • контекстный поиск (поиск информации по ключевому слову или фразе, содержащейся в полях базы данных;
  • расширенный поиск (поиск информации по двум ключевым словам или фразам, одновременно содержащихся в полях базы данных, связанных с каким либо клиентом);
  • планируемые события (список запланированных встреч (звонков), отсортированных по времени события);
  • встречи/звонки по дням/неделям (статистика запланированных встреч, звонков по дням недели);
  • планирование работы (планирование времени звонков, встреч с учетом их важности и длительности. Применяется в случае необходимости перераспределить времена событий, как неотработанных, так и имеющих накладки по времени);
  • минимизировать окно приложения (для обеспечения видимости в сети изменений, сделанных менеджером и необходимости переключиться к работе с другой программой);
  • завершить работу программы.

Учет рабочего времени.

Программа позволяет задать время прихода менеджера на работу и ухода с нее. Существует возможность оставить коментарии о причинах несвоевременных отметок на рабочем месте.

При работе в сетевой версии время отметки выставляется сервером, поэтому манипуляция менеджера с локальным временем на рабочей станции не позволит изменить значение реально занесенной в базу величины.

Клиенты

Основной режим в котором используется программа.

В данном режиме выводится список клиентов с возможностями: поиска по фамилии, редактирования информации, планирования встреч (звонков), занесения информации о телефонах, фирме клиента и т.д.;

Примечание! Пока в поле фильтрации клиентов не введено ни одного символа - список клиентов не отображается (сделано для увеличения быстродействия программы). При быстром наборе фамилии в поле фильтра изменения списка проводятся для фраз, введенных с интервалом 3 сек. (например при быстром наборе фамилии Кузнецов фильтр будет применен к фразам "K", "Куз","Кузнецо", что трижды приведет к сокращению списка отображаемых клиентов).

Важно! Все изменения (добавление телефонов, информации, событий и т.д.) сделанные в этом окне будут отменены, если нажать на кнопку "Меню", возвращающую к главному меню программы.

Фамилии клиентов, занесенные менеджером, отображаются на сером фоне, а занесенные другими менеджерами на белом фоне. (приведены значения цветов по умолчанию, при смене цветовой палитры Windows все цвета поменяют значения в соответствии с системными установками.)

Списки: "Информация", "Телефоны", "Контакты" допускают непосредственное изменение данных из меню списка клиентов. После внесения изменений необходимо нажать кнопку размещенную в левом верхнем углу списка. Нажатие на кнопку приводит к удалению выделенного элемента списка.

Занесение информации о новом клиенте осуществляется при двойном щелчке мыши на поле фильтрации клиентов, или нажатием правой клавиши мыши и выбором пункта меню "Добавить нового клиента" или нажатием клавиши "Ins".При этом выводится диалоговое меню:

В окне жирными метками обозначены поля, обязательные для ввода.При вводе наименования организации осуществляется фильтрация, аналогичная фильтрации фамилии клиента.

Если в списке уже есть название необходимой вам организации, то достаточно сделать двойной клик мышкой на выбранном названии и в поле организация будет занесено полное название из списка, если нужной организации нет, то необходимо нажать на кнопку , после чего перейти к заданию информации о новой фирме.

Редактирование информации о клиенте осуществляется после двойного клика мышкой на выбранном клиенте в списке или нажатием клавиш "Ctrl+R" или выбором пункта меню "Редактировать персональные данные клиента" в контекстном меню.

В случае необходимости отредактировать информацию о фирме можно нажать на кнопку после этого программа просит подтвердить необходимость редактирования полей организации и переходит к диалогу редактирования полей организации, полностью идентичному диалогу создания новой организации. (при редактировании полей существующей организации эта информация будет изменена для всех клиентов, относящихся к этой организации).

Для редактирования или занесения данных об организации выводится диалоговое меню:

В окне жирными метками обозначены поля, обязательные для ввода.Поля "Город" являются списочными. При вводе наименования города отсутствующего в списке его значение будет добавлено в список, если вы это подтвердите.

Нельзя покинуть форму, если не заданы обязательные поля!!! (нажатие на кнопку запомнить не приведет к закрытию окна)

Добавление информации о телефоне клиента осуществляется двойным кликом мышки на поле списка телефонов или выбором пункта записать телефон в контекстном меню или нажатием на кнопку "F5".

Предусмотрено четыре фиксированных шаблона, облегчающих ввод номера телефона и обеспечивающих стандартизацию ввода номера телефона, что облегчает его поиск в дальнейшем.Также имеется фиксированный список функциональной принадлежности телефона.

 

Вставка нового события в список осуществляется выбором пункта "Определить событие" в контекстном меню или нажатием кнопки "F4".При определении события обязательно задается не только дата и время события, но и его предполагаемая длительность, приоритет и оценка стоимости контакта. Вся эта информация будет использоваться при автоматическом планировании событий.

Важно!! При построении рабочего графика события с приоритетом "обязательно" не переносятся.(это всегда фиксированные события).

За пять минут до наступления ожидаемого события система предупредит о его наступлении звуковым сигналом. Свойства текущих событий можно будет просмотреть в отдельном окне "планируемые события", которое открывается с панели управления главного окна программы.

Примечание! При создании нового клиента всегда автоматически создается событие с пометкой "!!!!" и временем наступления через неделю после создания записи о клиенте. Это предназначено для напоминания о необходимости продолжения работы с новыми клиентами по их заказам (как правило, именно эта часть клиентуры наиболее остро отмечает пунктуальность работы менеджеров и в зависимости от этого делает свой выбор поставщика продукции).

Существует возможность перенести событие на несколько дней вперед для этого можно нажать комбинацию клавиш "Ctrl+F4" или выбрать в контекстном меню пункт "Перенос события".

По умолчанию осуществляется перенос на неделю, но есть возможность изменить количество дней.
При переносе события время суток для него не меняется.

Существует возможность скопировать созданное событие для другого менеджера. (Данная возможность доступна только при регистрации в системе сетевого места руководителя.) При этом
необходимо выбрать в контекстном меню" пункт "скопировать событие для менеджера или нажать комбинацию клавиш "Shift+F4".

В появившемся меню:
необходимо выбрать строку с фамилией менеджера и нажать кнопку "Выбрать менеджера".

Занесение данных в списки "контакты" и "информация" практически идентично, (отличие этих списков существует только в сетевой версии, где к этим спискам можно задать различные права доступа для различных менеджеров), поэтому рассмотрим занесение данных в список "информация".

В появившемся меню:
отражается список уже имеющейся информации к которой можно добавить новый пункт.

При необходимости можно посмотреть всю информацию о клиенте в интегрированном виде. Для этого необходимо нажать клавишу "F2" или в контекстном меню выбрать пункт "Отобразить полную информацию о клиенте".

Дополнительно в этом окне видна информация о том, кто из менеджеров и когда заносил данные о клиенте.

Возможно сохранить все данные, отображаемые в предыдущем режиме в файл. Для этого достаточно нажать комбинацию клавиш "Ctrl+S" или выбрать в контекстном меню пункт "Вывести информацию о клиенте в файл".

Дополнительная возможность! Можно проводить отслеживание работы службы поддержки по каждому из изделий. Для этого необходимо нажать комбинацию клавиш "Ctrl+P" или в контекстном меню выбрать пункт "Учесть прибор".

При работе с приборами (они обрабатываются в том же режиме, что и клиенты) есть отличие в обработке поля "дополнительная информация".

При добавлении информации в это поле появляется меню, отличное от меню клиента: (редактирование данного поля напрямую запрещено, в отличие от обработки данных клиента).

Учитываются типовые действия, выполняемые с прибором (в рабочем месте руководителя есть режим анализа данного типа записей).

Для различия режимов обработки записей (клиента и прибора) в заголовке поля дополнительной информации выводится кнопка , позволяющая осуществлять добавление информации о приборе.

Внимание! Для работы с электронными адресами клиентов необходимо предварительно с использованием рабочего места руководителя завести хотя бы один лист рассылки. Данная операция в рабочем месте менеджера не предусмотрена.

Для занесения нового электронного адреса необходимо нажать клавишу "F9" или в контекстном меню выбрать пункт "Новый адрес Email" и в появившемся меню:

Ввести электронный адрес и его принадлежность к списку рассылки.

Контекстный поиск

Поиск информации по ключевому слову или фразе, содержащейся в полях базы данных.

При этом выводится список записей с найденными ключевыми словами в формате:

  • название поля с найденным значением;
  • содержание поля с найденным значением;

Для каждой найденной записи можно просмотреть интегрированную информацию о клиенте в подчиненных описаниях которого найдена искомая запись.

При нажатии на кнопку "Детализация" интегрированная информация о клиенте, связанном с записью разворачивается на весь экран.

При нажатии на кнопку "Перейти" осуществляется переход в режим редактирования выбранного клиента.

Обратите внимание! При наличии нескольких клиентов с одинаковой фамилией после перехода они все будут отображены в списке клиентов и дальнейший выбор необходимо сделать вручную, поэтому перед нажатием на кнопку "Переход" обратите внимание на имя и отчество клиента или какую-либо другую информацию, которая поможет отличить его.

Расширенный поиск

Поиск информации по двум ключевым словам или фразам, одновременно содержащихся в полях базы данных, связанных с каким либо клиентом. Можно наложить дополнительные ограничения на список просматриваемых при поиске таблиц и времени создания разыскиваемой записи.

Поиск по второму полю запроса выполняется нечувствительным к заглавным или прописным буквам в фразе, поэтому оно всегда вводится заглавными буквами. В данном поле также можно
вводить фамилию менеджера - в этом случае получим возможность поиска записей, сделанных конкретным менеджером. Допустимо оставлять второе поле пустым, в этом случае поиск будет проведен по значению только одного поля.

Алгоритм осуществления поиска:

  1. Сначала осуществляется поиск по первому "ключевому"слову, с учетом заданных ограничений на поиск данных по времени и по таблицам, причем таблицы группируют поиск по следующим полям:
    • Справка
      a) Фамилия клиента
      b) Имя
      c) Отчество
      d) Примечание справки
    • Событие
      a) Событие
    • Доп.инф.
      a) Доп. информация
    • Контакты
      a) Контакт Событие
      b) Контакт Результат
      c) Контакт Примечание
    • Телефоны
      a) Телефон
    • Организации
      a) Название организации
      b) Профиль работы организации
      c) Реквизиты предприятия
      d) Организация Примечание
      e) Адрес-Город
      f) Адрес-Улица
  2. В полученном наборе данных осуществляется проверка на наличие в любой прочиненной записи текущей справки второго слова.

Краткий пример: первое поле 5555-555, второе поле Тепло

Допустим в поле телефоны был найден искомый телефон 5555-555, принадлежащий Петрову Петру Ивановичу. Во всех связанных с ним подчиненных записях (организация, доп. информация, события, телефоны, контакты, коментариях к справке) будет проверяться наличие второго ключевого слова и при совпадении - выдаваться

Например, будет выдано две записи:
Телефон 5555-555 Организация Теплоэнерго
Телефон 5555-555 Событие 19.01.2001 г. позвонить теплотехнику

Планируемые события

Список запланированных встреч (звонков), отсортированных по времени события. Текущая позиция устанавливается на текущий рабочий день.

Для каждого события можно посмотреть интегрированную информацию о связанном с ним клиенте, запомнить информацию о клиенте в файле или перейти к обработке данных выделенного клиента.

Встречи/звонки по дням/неделям

Статистика запланированных встреч, звонков по дням недели и неделям.

В случае группирования большого количества событий на отдельные дни можно применить автоматическое планирование событий. (режим "планирование работы")

Планирование работы

Планирование времени звонков, встреч с учетом их важности и длительности. Применяется в случае необходимости перераспределить времена событий, как неотработанных, так и имеющих накладки по времени;

Если кнопка нажата после 19ч 12 мин, то осуществляется планирование, начиная с 9ч 31 мин следующего дня, иначе планирование начинается на момент времени, отстоящий на 20 минут от текущего времени.

При построении рабочего графика события с приоитетом "обязательно" не переносятся, на это время другие события не планируются. Сначала планируется перестановка событий с приоритетом "Очень важно", потом "важно", потом "по возможности". На субботу, воскресенье и время после 18 часов события не планируются. При планировании событий с одинаковым приоритетом сначала распределяются события с большей суммой контракта (предполагаемой), а затем с меньшей.